Am Montag vor dem Monatsabschluss fragt die Geschäftsführung, ob der Auftrag für eine neue Prüfstation noch im November kommt. Im CRM stehen 120.000 Euro, eine Abschlusswahrscheinlichkeit von 70 Prozent und ein Termin zum Monatsende. Im Vertriebsreview erfährt Thomas Becker, dass der Einkauf des Kunden die Freigabe verschoben hat. Die Nachricht kam bereits letzte Woche. Auf dem Ausdruck für die Geschäftsführung steht der Deal noch an derselben Stelle.
Thomas zieht die Unterlagen zurück und bittet um einen neuen Stand. Die nächste Runde soll zeigen, welche Aufträge sich verschoben haben und welche weiterhin realistisch sind. Dafür braucht sein Team wenige überprüfbare Kriterien und einen klaren Umgang mit Änderungen. Dann lässt sich eine sinkende Prognose erklären, bevor sie in der Monatsrunde für Überraschungen sorgt.
Das Wichtigste in Kürze
- Trennen Sie Deal-Betrag, Abschlusswahrscheinlichkeit, Abschlussdatum und Forecast-Kategorie.
- Definieren Sie pro Vertriebsphase, welchen Fortschritt der Kunde bestätigt haben muss.
- Prüfen Sie hohe Einstufungen, überfällige Termine und wesentliche Änderungen zuerst.
- Vergleichen Sie Prognosen vom gleichen Stichtag mit den tatsächlichen Abschlüssen im jeweiligen Zeitraum.
Eine alte Deal-Bewertung kann den Monatsforecast verzerren
Ein Angebot wurde versendet, ein technischer Termin fand statt oder der Kunde bat um eine weitere Variante. All das ist Vertriebsarbeit. Für die Abschlussprognose ist entscheidend, was sich auf Kundenseite dadurch verändert hat. Liegt die technische Freigabe vor? Wann tagt der Einkauf? Wer kann die Bestellung auslösen? Bleiben solche Informationen in E-Mails oder Gesprächsnotizen hängen, basiert der Forecast weiterhin auf dem früheren Stand.
Prüfen Sie fünf offene Deals, die den laufenden Monat besonders stark beeinflussen. Lassen Sie die zuständigen Personen jeweils den letzten bestätigten Kundenschritt, dessen Datum und die noch offene Entscheidung nennen. Vergleichen Sie die Aussagen mit den Angaben im CRM. So sehen Sie, ob eine Einstufung plausibel ist, der Abschluss in einen anderen Zeitraum gehört oder zunächst eine Information fehlt.
Ein einzelner verschobener Großauftrag kann die Planung deutlich verändern. Halten Sie deshalb fest, ob der Gesamtwert wegen eines neuen Betrags, einer Neubewertung oder einer Terminverschiebung sinkt. Die Gründe führen zu unterschiedlichen Maßnahmen. Bei einer verschobenen Sitzung braucht der Vertrieb beispielsweise einen bestätigten neuen Termin. Bei reduziertem Leistungsumfang muss er den Angebotswert aktualisieren.
Betrag, Wahrscheinlichkeit und Termin erfüllen verschiedene Aufgaben
Der Deal-Betrag beschreibt den nach einheitlicher Regel erfassten Auftragswert. Die Abschlusswahrscheinlichkeit ist eine Schätzung nach definierten Kriterien. Das erwartete Abschlussdatum ordnet den Deal einem Zeitraum zu. Die Forecast-Kategorie drückt aus, wie verbindlich das Team den Deal für diesen Zeitraum einplant. Definieren Sie intern, wann etwa „Best Case“ oder „Commit“ zulässig ist, damit mehrere Teams die Begriffe gleich verwenden.
Der gewichtete Deal-Wert ergibt sich aus Betrag mal Abschlusswahrscheinlichkeit. Für einen Deal von 120.000 Euro bei 70 Prozent sind das 84.000 Euro. Dieser Wert beschreibt einen gewichteten Beitrag zur Pipeline. Der einzelne Auftrag kann in voller Höhe, zu einem veränderten Betrag, später oder gar nicht zustande kommen. Wenn Sie Auftragseingang prognostizieren, definieren Sie als Ergebnis beispielsweise die bestätigte Bestellung. Für eine Umsatzprognose brauchen Sie zusätzlich die Regeln, nach denen Umsatz zeitlich erfasst wird.
In HubSpot stehen dafür unter anderem ein gewichteter Betrag und Forecast-Kategorien zur Verfügung. Prüfen Sie für Ihr Konto, welche Berechnung tatsächlich ausgewählt ist und auf welche Eigenschaften Ihre Berichte zugreifen. Halten Sie diese Definition auch für Personen fest, die nur den exportierten Monatsstand erhalten.
Kundenseitige Meilensteine geben der Bewertung Halt
Beginnen Sie mit wenigen Kriterien, die ein Kollege anhand des Datensatzes nachvollziehen kann. Für einen mittelständischen Maschinenbauer könnte die Abstufung so aussehen:
| Deal-Phase | Nachweis für die Einstufung |
|---|---|
| Bedarf geklärt | Der Kunde hat Einsatzfall und Bedarf bestätigt. |
| Technische Prüfung | Der Kunde hat die Prüfkriterien benannt und einen Prüftermin vereinbart. |
| Kaufmännische Entscheidung | Der Kunde hat die technische Lösung bestätigt und den Beschaffungsweg erläutert. |
| Abschluss in Vorbereitung | Zuständigkeit und verbleibender Freigabeschritt sind bekannt. Der Kunde hat einen Entscheidungstermin bestätigt. |
Erfassen Sie zum Nachweis eine kurze Notiz oder einen Verweis auf die vorhandene Aktivität. Ein dokumentierter Termin kann eine Einstufung stützen. Wenn dieser Termin verstreicht, gehört der Deal zur erneuten Prüfung. Eine neue Wiedervorlage im Vertrieb ist noch kein kundenseitiger Fortschritt. Für die Organisation dieser Folgeaktivitäten vertieft der ADDVALUE-Beitrag zur automatisierten Angebotsnachverfolgung den passenden nächsten Schritt.
Setzen Sie Startwerte pro Phase und kennzeichnen Sie diese als Arbeitshypothese, wenn historische Daten fehlen. Kalibrieren Sie später anhand vergleichbarer Deal-Gruppen. Für eine zeitbezogene Bewertung betrachten Sie den Stand am jeweiligen Prognosestichtag und prüfen, welcher Anteil bis Periodenende gewonnen wurde. Bei wenigen Fällen sind zusammengefasste Gruppen und eine fachliche Prüfung aussagekräftiger als kleinteilige Prozentwerte.
Ein Rechenbeispiel trennt Bewertung und Terminverschiebung
Im illustrativen Fall bleibt der Auftragswert bei 120.000 Euro. Weil eine Freigabe offen ist, revidiert das Team die Abschlusswahrscheinlichkeit nach seinen Pilotregeln von 70 auf 50 Prozent. Außerdem bestätigt der Kunde den nächsten Einkaufstermin erst für Dezember. Das Team stuft den Deal von „Commit“ auf „Best Case“ für Dezember um.
| Größe | Vor dem Review | Nach dem Review |
|---|---|---|
| Deal-Betrag | 120.000 € | 120.000 € |
| Abschlusswahrscheinlichkeit | 70 % | 50 % |
| Gewichteter Deal-Wert | 84.000 € | 60.000 € |
| Erwarteter Abschluss | November | Dezember |
| Forecast-Kategorie | Commit | Best Case |
Der gewichtete Deal-Wert fällt um 24.000 Euro. Im November entfällt der bisherige Beitrag von 84.000 Euro vollständig, sofern der Monatsbericht nach erwartetem Abschlussdatum filtert. Die 60.000 Euro erscheinen dann in der gewichteten Dezember-Pipeline. Diese getrennte Darstellung hilft Thomas, den Unterschied zwischen der Neubewertung und der zeitlichen Verschiebung in der nächsten Runde zu erklären.
Ein kurzes Review macht veraltete Bewertungen sichtbar
Starten Sie mit einer Pipeline und einem festen wöchentlichen Stichtag. Die Deal-Verantwortlichen dokumentieren neue Kundensignale und begründen wesentliche Änderungen. Die Vertriebsleitung klärt Grenzfälle, beispielsweise hohe Einstufungen ohne bestätigten Entscheidungsweg. Sales Operations hält die Kriterien und die technischen Regeln fest.
Nutzen Sie Erinnerungen für überfällige Abschlussdaten oder ausstehende Prüfungen. Lassen Sie bei manuellen Abweichungen von einer Phasenwahrscheinlichkeit Grund, verantwortliche Person und nächsten Prüftermin festhalten. Testen Sie vor der Einführung, wie Ihr CRM bei einem Phasenwechsel mit manuellen Werten umgeht. Sonst können ältere Abweichungen weiterwirken oder begründete Anpassungen unbemerkt überschrieben werden. Speichern Sie den jeweiligen Forecast-Stand vor der nächsten Aktualisierung, damit der Vergleich später nachvollziehbar bleibt.
Drei Kennzahlen zeigen, ob die Prognose belastbarer wird
- Prognosefehler. Vergleichen Sie die Prognose an einem festen Stichtag mit dem tatsächlichen Auftragseingang des jeweiligen Monats. Erfassen Sie den Fehler in Euro und behalten Sie seine Richtung im Blick.
- Terminverschiebungen. Messen Sie, welcher Anteil der am Stichtag für den Monat erwarteten offenen Deals später über das Monatsende hinaus verschoben wurde. Werten Sie Anzahl und Betrag getrennt aus.
- Belegte hohe Einstufungen. Prüfen Sie stichprobenweise, welcher Anteil der hoch eingestuften Deals einen aktuellen und nachvollziehbaren Kundennachweis enthält.
Legen Sie für diesen Vergleich auch den Abstand zum Monatsende fest, etwa fünf Arbeitstage. Ein Stand vom Monatsanfang und einer vom Vortag des Abschlusses enthalten unterschiedlich viele bestätigte Bestellungen. Halten Sie bereits gewonnene Aufträge und erwartete offene Aufträge getrennt fest. Wenn der Forecast den gesamten Monat abbildet, zählen beide Bestandteile einmal. Bei auffälligen Fehlern untersuchen Sie zuerst die größten Einzelbeiträge.
Beim nächsten Monatsreview kann Thomas erklären, welcher Auftrag sich verschoben hat, welche Freigabe offen ist und was das Team als Nächstes klärt. Beginnen Sie dafür mit fünf einflussreichen Deals. Wenn Sie Bewertung, Erinnerungen und Auswertung in Ihrem CRM zusammenführen möchten, finden Sie Unterstützung bei ADDVALUE Sales Automation.