Mehr Zeit für Kampagnen, Strategie und die Weiterentwicklung des Marketings entsteht nicht dadurch, dass das Team immer noch schneller arbeitet. Sondern dadurch, dass wiederkehrende Aufgaben gar nicht mehr jedes Mal manuell erledigt werden müssen.
Wenn ein Mitarbeiter einen Lead zum dritten Mal am Tag zuordnet, eine Follow-up-Aufgabe anlegt und dieselben Kontaktdaten ergänzt, ist das keine wertschöpfende Marketingarbeit. Es ist Routine.
Die gute Nachricht: Genau diese Routinen lassen sich oft vergleichsweise einfach aus dem Tagesgeschäft herausnehmen.
Automatisiert werden sollten vor allem Aufgaben, die häufig auftreten, klaren Regeln folgen und heute immer wieder manuell ausgeführt werden.
So gewinnt das Team Schritt für Schritt Zeit zurück – für die Arbeit, die Marketing wirklich voranbringt.
Das Wichtigste in Kürze
- Automatisierung spart vor allem bei Aufgaben Zeit, die häufig vorkommen und nach klaren Regeln ablaufen.
- Besonders geeignet sind Datenerfassung, Zuordnung, Follow-ups, interne Übergaben, Messe-Nachbereitung und Reporting.
- Strategische, kreative oder stark situationsabhängige Aufgaben gehören weiterhin ins Team.
- Der beste Einstieg ist meist ein kleiner, klar umrissener Prozess mit hohem Wiederholungsgrad.
- Entscheidend ist nicht, was technisch möglich ist, sondern wo tatsächlich manuelle Arbeit entfällt.
Wo im Marketingalltag unnötig Zeit verloren geht
Die meisten Zeitverluste entstehen nicht durch eine einzelne große Aufgabe, sondern durch viele kleine Schritte.
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Ein neuer Kontakt lädt einen Fachinhalt herunter. Jemand prüft den Datensatz, ergänzt Informationen, ordnet den Kontakt einer Kampagne zu und informiert intern den zuständigen Kollegen.
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Nach einer Messe werden Kontakte importiert, Dubletten geprüft, Interessen ergänzt und Follow-ups ausgelöst.
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Ein Lead erreicht einen bestimmten Status. Marketing prüft, wer zuständig ist, gibt Informationen weiter und legt eine Aufgabe an.
Jeder Vorgang dauert nur wenige Minuten. In Summe binden diese Routinen aber genau die Zeit, die für Kampagnenentwicklung, Content, Strategie oder die Verzahnung mit dem Vertrieb fehlt.
Die entscheidende Frage lautet deshalb:
Welche wiederkehrenden Aufgaben binden heute Zeit, ohne dass dafür jedes Mal menschliches Urteil notwendig ist?
Wo Marketing Automation tatsächlich Zeit spart
Was diese Aufgaben verbindet, ist ihr Ablauf:
Ein Ereignis tritt ein. Eine Regel greift. Ein definierter nächster Schritt folgt.
Genau solche Prozesse eignen sich besonders gut für Automation.
Beispiel: Vom Content-Download zur nächsten Aktion
Ein Kontakt lädt einen technischen Leitfaden herunter. Eigentlich ein guter Moment: Jemand zeigt konkretes Interesse.
Im Alltag beginnt damit aber oft erst die nächste kleine Aufgabenfolge. Der Kontakt wird geprüft, das Thema im CRM ergänzt, eine passende E Mail verschickt und später noch einmal bewertet. Wird daraus ein relevanter Lead, muss auch der Vertrieb informiert werden.
Genau diese wiederkehrenden Schritte kann Automation übernehmen:
Download → Datensatz aktualisieren → Interesse zuordnen → Follow up auslösen → bei definierter Reife intern übergeben
Die fachliche Entscheidung bleibt dabei beim Marketing. Automatisiert wird nur das, was ohnehin jedes Mal nach denselben Regeln passiert.
Genau darin liegt die Zeitersparnis.
Besonders relevant im industriellen B2B: Messe-Nachbereitung
Messen zeigen besonders deutlich, wie schnell administrative Arbeit wächst.
Nach drei Messetagen liegen zahlreiche Kontakte vor. Diese müssen ins System, passenden Themen zugeordnet, mit Informationen ergänzt und an die richtigen Ansprechpartner weitergegeben werden.
Manuell bedeutet das häufig:
Kontakt importieren → prüfen → Interesse ergänzen → Vertrieb zuordnen → Follow-up versenden → Aufgabe anlegen
Bei zehn Kontakten ist das überschaubar. Bei 100 nicht mehr.
Ein Teil davon lässt sich standardisieren:
Messekontakt → Kampagne zuordnen → Interesse übernehmen → Follow-up starten → nach Region oder Produkt zuweisen → Aufgabe erzeugen
Das Team konzentriert sich anschließend auf die Kontakte, bei denen tatsächlich Bewertung oder persönliche Kommunikation notwendig ist.
Aus unserer Beratungspraxis: Nicht mit der größten Automation anfangen
Ein häufiger Fehler besteht darin, direkt einen umfangreichen Prozess automatisieren zu wollen.
Mehrstufiges Lead Nurturing, Scoring, Vertriebsübergaben und Reporting werden dann gleichzeitig gedacht. Technisch ist vieles davon möglich, organisatorisch wird es aber schnell unnötig komplex.
Unser Rat:
Starten Sie mit einem Prozess, der häufig vorkommt, klar beschrieben ist und heute sichtbar manuelle Arbeit verursacht.
Ein gutes erstes Beispiel kann die automatische Zuordnung einer Website-Anfrage sein.
Ein Kontakt kommt rein. Bestimmte Kriterien sind vorhanden. Ein zuständiger Mitarbeiter wird festgelegt. Eine Aufgabe oder interne Information wird ausgelöst.
Der Effekt ist unmittelbar:
Diese Schritte müssen wir nicht mehr jedes Mal selbst erledigen.
Daran erkennen Sie echtes Automatisierungspotenzial
Eine Aufgabe ist besonders interessant für Automation, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:
- Sie tritt häufig auf
Je öfter ein Vorgang vorkommt, desto stärker summiert sich selbst eine kleine Zeitersparnis. - Sie läuft weitgehend nach denselben Regeln ab
Wenn Mitarbeiter bei vergleichbaren Fällen immer wieder dieselben Schritte durchführen, ist das ein starkes Signal. - Die notwendigen Daten sind bereits digital vorhanden
Zum Beispiel über Formulare, CRM-Eigenschaften, Kampagneninformationen oder Produktinteressen. - Es braucht wenig individuelles Urteil
Eine Statusänderung oder Zuordnung kann häufig automatisiert werden. Die Bewertung eines komplexen Kundenbedarfs eher nicht. - Fehler oder Verzögerungen treten immer wieder auf
Vergessene Follow-ups, verspätete Übergaben oder unterschiedliche Datenstände sind oft ein Hinweis darauf, dass ein Prozess besser unterstützt werden sollte.
Für Ihr nächstes Team-Meeting
Stellen Sie nicht zuerst die Frage:
„Was können wir automatisieren?“
Klären Sie stattdessen:
- Welche Aufgaben wiederholen wir jede Woche oder jeden Monat?
- Welche davon laufen fast immer nach denselben Schritten ab?
- Wo verlieren wir heute Zeit durch Pflege, Zuordnung oder Nachverfolgung?
- Welche Aufgaben werden im Tagesgeschäft leicht vergessen?
- Wo ist tatsächlich menschliche Entscheidung notwendig?
- Bei welcher Aufgabe würde das Team eine Entlastung sofort bemerken?
Aus diesen Fragen ergibt sich meist schneller ein sinnvoller Einstieg als aus einer langen Liste möglicher Automationen.
„Bei uns geht das nicht“ – stimmt das wirklich?
Gerade bei gewachsenen Prozessen entsteht schnell der Einwand:
„Unsere Abläufe sind zu speziell.“
Teilweise stimmt das.
Individuelle Vertriebswege, bestehende Systeme und gewachsene Zuständigkeiten machen eine vollständige Standardisierung oft unrealistisch.
Aber daraus folgt nicht, dass jeder Schritt manuell bleiben muss.
Vielleicht lässt sich nicht der komplette Prozess automatisieren, aber die Zuordnung, eine Statusänderung, eine interne Benachrichtigung, ein Follow-up oder eine Datenübertragung.
Die sinnvollere Frage lautet deshalb:
„Welche Teile dieses Prozesses müssen wirklich von einem Menschen erledigt werden?“
Automation ersetzt keine Marketingarbeit
Strategie entwickeln, Positionierung schärfen, Kampagnen konzipieren, Inhalte bewerten, Kunden verstehen und gemeinsam mit dem Vertrieb neue Ansätze entwickeln: Das bleibt Marketingarbeit.
Automation übernimmt die Arbeit dazwischen.
Daten aktualisieren. Kontakte zuordnen. Aufgaben anlegen. Informationen weitergeben. Status ändern. Routinen wiederholen.
Automatisierung nimmt dem Marketingteam nicht die eigentliche Arbeit ab. Sie nimmt ihm die Routinearbeit ab, damit mehr Zeit für die Weiterentwicklung des Marketings bleibt.
Wo könnte Ihr Marketingteam konkret Zeit zurückgewinnen?
Vielleicht kennen Sie die Aufgaben bereits, die sich jede Woche wiederholen und unnötig viele Handgriffe verursachen.
Die schwierigere Frage ist:
Welche davon lassen sich sinnvoll automatisieren – und wo lohnt sich der Aufwand wirklich?
Gemeinsam schauen wir auf Ihre wiederkehrenden Marketingprozesse, identifizieren geeignete Automatisierungspotenziale und priorisieren die Bereiche, in denen realistisch Zeit eingespart werden kann.
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Moritz Firle