Die Messe ist vorbei. Im CRM liegen neue Kontakte, Gesprächsnotizen müssen noch ergänzt werden und der Vertrieb wartet auf verwertbare Leads. Gleichzeitig steht im Raum eine einfache, aber wichtige Frage: Was ist eigentlich aus dem Aufwand für die Messe geworden?
Für Marketing ist genau diese Phase häufig schwieriger als die Kontakterfassung selbst. Kontakte müssen bewertet, Interessen zugeordnet, nächste Schritte organisiert und vertriebsreife Leads sauber übergeben werden. Fehlen klare Kriterien und ein durchgängiger Prozess, entstehen schnell Excel-Listen, Rückfragen, manuelle Nacharbeit und Verzögerungen.
Das kostet nicht nur Zeit. Es erschwert auch die Bewertung der Messe als Marketingmaßnahme. Wenn Monate später niemand mehr eindeutig nachvollziehen kann, welche Opportunities oder Kunden aus der Veranstaltung entstanden sind, fehlt eine wichtige Grundlage für Budgetentscheidungen und die Planung der nächsten Messe.
Ein strukturierter Prozess schafft hier Klarheit. Er verbindet die Informationen aus dem Messegespräch mit Qualifizierung, Follow-up und Vertriebsübergabe. HubSpot kann dabei helfen, diese Schritte zentral abzubilden und nachvollziehbar zu machen.
Der Scan ist nur der Anfang
Ein gescannter Messekontakt ist zunächst nur ein Datensatz. Für die weitere Bearbeitung braucht es mehr als Name, Unternehmen und E-Mail-Adresse. Nach der Messe muss klar sein, was im Gespräch relevant war und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Diese Informationen sollten nach dem Gespräch nicht verloren gehen
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Was hat den Kontakt interessiert?
Welches Produkt, welche Lösung oder welche konkrete Fragestellung stand im Mittelpunkt?
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Gibt es einen konkreten Bedarf?
War das Gespräch allgemeine Orientierung oder gibt es bereits ein Projekt beziehungsweise eine erkennbare Aufgabe?
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Wie dringend ist das Thema?
Geht es um ein aktuelles Vorhaben oder um eine mögliche Investition zu einem späteren Zeitpunkt?
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Was wurde als nächster Schritt vereinbart?
Soll eine Unterlage geschickt, ein Termin vereinbart, ein Angebot vorbereitet oder zunächst weiterer Content bereitgestellt werden?
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Wer hat das Gespräch geführt?
So bleiben persönlicher Kontext und interne Zuständigkeit erhalten.
Diese wenigen Informationen beeinflussen fast alles, was anschließend geschieht. Fehlen sie, müssen Mitarbeitende Gespräche rekonstruieren, Kollegen befragen und Kontakte erneut bewerten. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass der Empfänger eine Nachricht erhält, die überhaupt nicht zu seinem Messegespräch passt.
Das kostet interne Arbeitszeit und verschenkt einen Teil der Investition, die bereits in Messestand, Personal, Reise und Gesprächsanbahnung geflossen ist.
Auch der Messebesucher erlebt den Unterschied
Bei der Prozessgestaltung lohnt sich ein Perspektivwechsel.
Stellen Sie sich einen Besucher vor, der sich am Nachmittag ausführlich über eine bestimmte Anwendung informiert hat. Am Abend sitzt er im Hotel und erhält eine Nachricht, die genau dieses Interesse aufgreift. Vielleicht enthält sie die versprochene Information, einen passenden Anwendungsfall oder die Möglichkeit, direkt einen weiteren Termin zu vereinbaren.
Das Gespräch vom Messestand wird für ihn erkennbar fortgesetzt.
Ganz anders wirkt einige Tage später eine allgemeine Nachricht wie „Vielen Dank für Ihren Besuch auf unserem Messestand“, die genauso an hunderte weitere Kontakte verschickt wurde.
Für diese Form der Personalisierung müssen die relevanten Informationen beim Gespräch erfasst und anschließend im CRM nutzbar sein. Mit HubSpot können diese Daten als Grundlage für Segmentierung, Workflows und individuelle Folgeprozesse dienen.
Der Nutzen liegt damit nicht nur in der internen Effizienz. Ein sauberer Prozess verbessert auch das Erlebnis des potenziellen Kunden nach der Messe.
Nicht jeder Messekontakt gehört sofort in den Vertrieb
Auf einer Messe entstehen sehr unterschiedliche Kontakte.
Ein Besucher plant möglicherweise bereits ein konkretes Projekt. Ein anderer informiert sich erstmals über eine Lösung. Ein dritter möchte lediglich Unterlagen erhalten.
Wer alle drei unmittelbar an den Vertrieb übergibt, erzeugt Aktivität, aber nicht automatisch einen guten Vertriebsprozess. Sales muss anschließend selbst herausfinden, welcher Kontakt tatsächlich relevant ist. Das bindet Zeit, erzeugt unnötige Kontaktversuche und kann die Akzeptanz von Marketing-Leads senken.
Deshalb sollten Marketing und Vertrieb gemeinsam festlegen, welche Merkmale eine direkte Übergabe rechtfertigen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- konkreter Bedarf,
- passende Rolle im Entscheidungsprozess,
- zeitliche Relevanz,
- Interesse an einer bestimmten Lösung,
- vereinbarter nächster Schritt,
- weitere Interaktionen nach der Messe.
HubSpot bietet verschiedene Möglichkeiten, solche Informationen strukturiert abzubilden. Lifecycle Stages können sichtbar machen, wo sich ein Kontakt im gemeinsamen Marketing- und Vertriebsprozess befindet. Je nach eingesetztem HubSpot-Paket können zusätzlich Lead Scores anhand definierter Eigenschaften und Aktivitäten aufgebaut und für weitere Prozesse genutzt werden.
Die Kriterien sollten dabei aus dem eigenen Vertriebsprozess entstehen. Erst wenn klar ist, wann ein Kontakt wirklich relevant wird, lässt sich diese Logik sinnvoll in HubSpot übertragen.
Welche manuellen Zwischenschritte nach der Messe Zeit kosten
Viele ineffiziente Messeprozesse bestehen aus einer ganzen Reihe manueller Zwischenschritte:
- Kontakte werden exportiert und Excel-Listen zusammengeführt.
- Dubletten werden geprüft und Gesprächsnotizen ergänzt.
- Ansprechpartner werden gesucht und Leads einzelnen Vertriebsmitarbeitern zugeordnet.
- Dazu kommen Follow-ups, Erinnerungen und interne Abstimmungen.
Jeder dieser Schritte kostet Zeit und kann Wartezeiten zwischen Marketing und Vertrieb verursachen.
Der Aufwand entsteht vor allem nach der Messe
Die Messe ist längst bezahlt, die Gespräche haben stattgefunden und das Team hat mehrere Tage investiert. Wenn die weitere Bearbeitung zusätzliche Stunden bindet oder interessante Kontakte erst verspätet angesprochen werden, steigt der Aufwand pro Lead.
Hinzu kommt ein weiterer Effekt: Je stärker der Prozess von einzelnen Personen und manuellen Aufgaben abhängt, desto schwerer lässt er sich wiederholbar gestalten. Bei der nächsten Messe beginnt ein Teil der Abstimmung von vorn.
HubSpot kann wiederkehrende Schritte übernehmen
Abhängig von den definierten Kriterien lassen sich mit HubSpot beispielsweise:
- Kontakte segmentieren,
- Aufgaben erstellen,
- Verantwortliche zuordnen,
- passende Folgekommunikation anstoßen.
Eine gute Vertriebsübergabe beantwortet Fragen, bevor Sales sie stellen muss
Die Schnittstelle zum Vertrieb entscheidet darüber, ob die vorherige Arbeit tatsächlich genutzt werden kann.
Ein Vertriebsmitarbeiter sollte beim Öffnen eines Messekontakts nicht erst recherchieren müssen, warum dieser Kontakt bei ihm gelandet ist.
Er sollte auf einen Blick erkennen können:
- Auf welcher Messe ist der Kontakt entstanden?
- Wer hat mit ihm gesprochen?
- Wofür interessiert er sich?
- Welcher Bedarf wurde genannt?
- Welche zeitliche Perspektive gibt es?
- Was wurde bereits geschickt oder kommuniziert?
- Was wurde als nächster Schritt vereinbart?
- Warum wird der Kontakt jetzt an den Vertrieb übergeben?
Damit verändert sich die Qualität der Übergabe erheblich. Der Vertrieb erhält einen Kontakt mit Kontext und kann das Gespräch dort fortsetzen, wo es auf der Messe aufgehört hat.
HubSpot kann diese Informationen zentral verfügbar machen und die Übergabe über definierte Lifecycle Stages, Zuständigkeiten und Workflows unterstützen.
Damit das funktioniert, müssen Marketing und Vertrieb vorher vereinbaren, welche Informationen verpflichtend sind und welche Kriterien die Übergabe auslösen.
Was ist aus unserer Messeinvestition geworden?
Die Anzahl gescannter Kontakte sagt wenig darüber aus, was eine Messe tatsächlich gebracht hat. Relevanter ist:
- Wie viele Kontakte wurden qualifiziert?
- Wie viele davon gingen an den Vertrieb?
- Welche entwickelten sich zu Opportunities oder Kunden?
- Welche Themen führten besonders häufig zu weiterführenden Gesprächen?
Damit diese Entwicklung nachvollziehbar bleibt, muss die Herkunft des Kontakts von Anfang an sauber im CRM dokumentiert sein.
HubSpot schafft dafür eine wichtige Grundlage. Voraussetzung sind klare Zuordnungen, saubere Daten und ein definierter Prozess. Erst dann lässt sich später bewerten, was aus Messebudget, Reiseaufwand und Arbeitszeit tatsächlich entstanden ist.
Vom Papierkontakt zum automatisierten Prozess
Aus unserem Umfeld im Maschinenbau kennen wir die Entwicklung von papierbasierten Messekontakten hin zu einem automatisierten Prozess.
Früher mussten Kontakte nach der Messe übertragen, ergänzt und zugeordnet werden. Heute können Gesprächsinformationen direkt mit dem Kontakt verbunden und für Qualifizierung, Follow-up und Vertriebsübergabe genutzt werden.
Der Vorteil liegt vor allem im durchgängigen Informationsfluss: Daten müssen nicht nachträglich aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden, sondern stehen für den weiteren Prozess direkt zur Verfügung.
Prüfen Sie Ihren Messeprozess
Bevor Sie Workflows in HubSpot aufbauen, sollten einige grundlegende Fragen geklärt sein:
Erfassung
- Welche Informationen brauchen wir zusätzlich zu den Kontaktdaten?
- Wie dokumentieren wir Interesse, Bedarf und nächsten Schritt?
- Ist eindeutig erkennbar, auf welcher Messe der Kontakt entstanden ist?
Qualifizierung
- Wann ist ein Kontakt vertriebsreif?
- Welche Kontakte bleiben zunächst im Marketing?
- Sind diese Kriterien mit dem Vertrieb abgestimmt?
Follow-up und Übergabe
- Welche Kommunikation wurde auf der Messe zugesagt?
- Welche Kontakte benötigen einen persönlichen Vertriebsanruf?
- Welche Informationen braucht Sales für den nächsten Schritt?
Erfolgsmessung
- Können wir später nachvollziehen, welche Opportunities aus der Messe entstanden sind?
- Welche Kennzahlen wollen wir für die nächste Messe auswerten?
Sind diese Fragen beantwortet, lassen sich Eigenschaften, Lifecycle Stages, Segmente und Workflows in HubSpot gezielt darauf aufbauen.
Ist Ihr Messeprozess klar genug für eine strukturierte Weiterentwicklung?
Ein guter Messeprozess sorgt dafür, dass Interessenten relevant angesprochen werden, Marketing Kontakte strukturiert weiterentwickeln kann und der Vertrieb mit ausreichend Kontext übernimmt.
HubSpot kann diese Abläufe zusammenführen. Entscheidend ist, dass Erfassung, Qualifizierung und Übergabe klar definiert sind.
Wenn Sie prüfen möchten, wo in Ihrem Messeprozess heute noch manuelle Schritte, Informationsverluste oder unklare Übergaben entstehen, schauen wir uns gemeinsam an, wie sich diese Abläufe sinnvoll in HubSpot strukturieren lassen.
