Eine Kundenanfrage. Viele unnötige Handgriffe.
Eine neue Anfrage für eine Produktionsanlage geht über die Website ein. Eigentlich eine gute Nachricht. Doch bevor der Vertrieb mit dem Interessenten sprechen kann, beginnt die interne Organisation:
Wer ist zuständig? Sind alle Informationen vorhanden? Wer übernimmt, wenn der Kollege gerade auf einer Messe ist? Und hat sich überhaupt schon jemand darum gekümmert?
Die Anfrage wird geprüft, zugeordnet und weitergeleitet. Am nächsten Tag fragt der Vertriebsleiter nach, ob sich bereits jemand darum gekümmert hat. Niemand weiß es genau. Weitere E-Mails und Rückfragen folgen.
Was nach einer Kleinigkeit klingt, kostet Zeit und bindet mehrere Mitarbeiter. Dabei wollte der Interessent nur eines: schnell mit dem richtigen Ansprechpartner sprechen.
Schauen wir uns einmal genauer an, wie viele kleine, manuelle Arbeitsschritte hinter einer einzigen Kundenanfrage stecken:
- Anfrage im Posteingang erkennen und öffnen
- Kontaktdaten und Anliegen prüfen
- Zuständigen Vertriebsmitarbeiter ermitteln
- Verfügbarkeit oder Vertretung klären
- Anfrage weiterleiten und im CRM erfassen
- Bearbeitungsstatus nachfragen und kontrollieren
Sechs kleine Handgriffe. Jeder für sich kaum der Rede wert. Zusammen aber ein erstaunlicher Aufwand – und das, bevor das erste Kundengespräch überhaupt stattgefunden hat.
Und morgen? Kommt die nächste Anfrage.
Was wäre, wenn diese Arbeit einfach wegfällt?
Die nächste Kundenanfrage geht ein. Nur diesmal übernimmt eine Automation die wiederkehrenden Handgriffe im Hintergrund.
- Die Anfrage landet direkt im CRM. Alle wichtigen Informationen sind bereits erfasst.
- Der richtige Ansprechpartner steht fest. Anhand festgelegter Regeln wird die Anfrage dem zuständigen Kollegen oder seiner Vertretung zugeordnet.
- Der Kollege kann direkt loslegen. Er bekommt die Anfrage mit allen Informationen und weiß, bis wann er sich beim Interessenten melden soll.
- Der Überblick bleibt erhalten. Offene Aufgaben werden automatisch in Erinnerung gerufen. Im CRM ist nachvollziehbar, welche Kundenkontakte bereits dokumentiert wurden und wo noch eine Reaktion aussteht.
Kein Weiterleiten, kein Suchen, kein ständiges Nachfragen.
Statt sich mit der Organisation zu beschäftigen, kann der Vertrieb das tun, was ihm wirklich liegt: mit Kunden sprechen, beraten und Geschäft entwickeln.
Was braucht es für eine automatische Lead-Verteilung?
Die Grundlage sind klare Abläufe, verlässliche Informationen und passende Systeme. Dafür müssen vier Dinge geklärt sein:
- Klare Zuständigkeiten: Wer übernimmt welche Anfragen? Beispielsweise nach Region, Produktgruppe oder bestehender Kundenbeziehung.
- Verfügbare Informationen: Welche Angaben braucht das System für die Zuordnung und woher kommen sie?
- Passende Systeme: Wie gelangen die Anfragen ins CRM und wie werden Aufgaben und Bearbeitungsstände erfasst?
- Regeln für Ausnahmen: Wer übernimmt bei Abwesenheit, unklarer Zuständigkeit oder überschrittenen Fristen?
Eine kleine Automation. Ein neuer Blick auf den Vertriebsalltag.
Die automatische Lead-Verteilung ist nur ein kleines Beispiel. Doch dahinter steckt ein Gedanke, der viel verändern kann: Wie viele Aufgaben erledigen wir täglich von Hand, obwohl sie nach festen Regeln ablaufen?
Kontaktdaten übertragen, Wiedervorlagen anlegen, an offene Angebote erinnern oder Vertriebsberichte zusammenstellen. Jede dieser Tätigkeiten kostet Zeit, die für den Kunden fehlt.
Und auch aus Kundensicht macht das einen Unterschied. Wer eine Anfrage stellt, möchte nicht wissen, wie sie intern verteilt wird. Er erwartet, dass sein Anliegen ankommt, verstanden wird und sich jemand darum kümmert.
Wie viel Zeit könnte Ihr Vertrieb zurückgewinnen?
Manchmal genügt ein neuer Blick auf die täglichen Abläufe, um bisher ungenutztes Automatisierungspotenzial zu erkennen.
Sie möchten wissen, wo dieses Potenzial in Ihrem Vertrieb steckt? Sprechen wir darüber.
Moritz Firle
