Mehrere Opportunities sind sauber gepflegt. Bei zwei Deals fehlt der nächste Schritt. Ein Angebot wurde vergangene Woche verschickt, seitdem ist keine Aktivität im CRM hinterlegt. Bei einer weiteren Opportunity ist unklar, ob der vereinbarte Rückruf bereits erfolgt ist.
Also beginnt das Nachfragen:
❓Wie ist der Stand bei Kunde A?
❓Wann wird bei Kunde B nachgefasst?
❓Ist das Angebot bei Kunde C noch aktuell?
Jede Rückfrage dauert nur wenige Minuten. Zusammen entsteht daraus eine Aufgabe, die der Vertriebsleiter regelmäßig übernimmt: Informationen zusammentragen, nächste Schritte kontrollieren und sicherstellen, dass keine Opportunity liegen bleibt.
Ein Teil dieser Arbeit kann bereits das CRM übernehmen.
Dafür braucht es weder einen vollständig automatisierten Vertrieb noch zwingend ein umfangreiches Automatisierungsprojekt. Der Einstieg kann bei einzelnen administrativen Routinen beginnen, die heute manuell erledigt werden, obwohl dafür keine vertriebliche Entscheidung notwendig ist.
Sales Automation reicht von einer einfachen Wiedervorlage bis zu umfangreichen Workflows, Lead-Zuweisungen oder Scoring-Modellen. Für eine erste Entlastung sind vor allem kleine, wiederkehrende Schritte interessant.
Dazu gehören beispielsweise:
Diese Aufgaben folgen einem vorhersehbaren Ablauf.
Wenn nach jedem versendeten Angebot einige Tage später nachgefasst werden soll, muss der Vertriebsmitarbeiter die entsprechende Aufgabe nicht jedes Mal selbst anlegen. Er muss auch nicht selbst kontrollieren, welche Deals seit einer bestimmten Anzahl von Tagen ohne Aktivität geblieben sind.
Das CRM kann solche Routinen übernehmen und den Vertrieb dort einbeziehen, wo tatsächlich eine Handlung erforderlich ist.
Die Entlastung entsteht damit nicht erst durch einen völlig neuen Vertriebsprozess. Ein vorhandener Prozess benötigt schlicht weniger manuelle Handgriffe.
Eine klare Grenze hilft bei der Auswahl geeigneter Aufgaben:
Muss an dieser Stelle jemand eine vertriebliche Entscheidung treffen?
Eine Opportunity realistisch einzuschätzen, einen Kunden nach einem Gespräch zu bewerten oder die nächsten Verhandlungsschritte festzulegen, verlangt Erfahrung und Kontext. Auch persönliche Kommunikation und Verhandlung gehören weiterhin in die Hände des Vertriebs.
Anders sieht es beim Erinnern, Kennzeichnen, Informieren oder Zuweisen aus.
Das CRM kann einen Mitarbeiter darauf aufmerksam machen, dass bei einem Angebot nachgefasst werden sollte. Wie dieses Gespräch geführt wird, entscheidet der Verkäufer.
Das CRM kann anzeigen, dass eine Opportunity seit zwei Wochen keine Aktivität mehr aufweist. Ob der Deal weiterhin relevant ist, entscheidet der zuständige Mitarbeiter.
Das CRM kann eine Aufgabe erzeugen. Was fachlich mit dieser Aufgabe geschieht, bleibt beim Vertrieb.
Damit wird die Auswahl überschaubar: Wiederkehrende administrative Schritte mit einem eindeutigen Auslöser sind gute Kandidaten. Individuelle Vertriebsentscheidungen bleiben beim Menschen.
Wenn Sie einen einfachen Einstieg suchen, nehmen Sie einen Ablauf, den Ihr Team heute ohnehin regelmäßig macht:
Nach einem versendeten Angebot legt sich der zuständige Vertriebsmitarbeiter eine Aufgabe oder einen Kalendereintrag an, damit er einige Tage später nachfasst.
Genau diesen Handgriff können Sie Ihrem CRM überlassen.
Richten Sie einmal ein:
Deal wechselt auf „Angebot versendet“ → CRM erstellt automatisch die Aufgabe „Angebot nachfassen“ für fünf Tage später und sendet eine E-Mail an den Kunden.
Beispiel in HubSpot: Beim Wechsel in die Dealphase „Angebot versendet“ wird automatisch eine Follow-up-Aufgabe für den zuständigen Vertriebsmitarbeiter erstellt.
Ihr Quick Win: Ab diesem Moment muss niemand die Wiedervorlage mehr manuell anlegen. Der nächste Schritt ist direkt im CRM hinterlegt und für den zuständigen Mitarbeiter wie auch für Sie nachvollziehbar.
Sie verändern damit weder Ihre Pipeline noch Ihren gesamten Vertriebsprozess. Sie nehmen lediglich einen wiederkehrenden administrativen Handgriff heraus.
Eine gute Automation macht den Ablauf einfacher – nicht umfangreicher.
Prüfen Sie deshalb drei Punkte:
Nach einigen Wochen reicht ein kurzer Check:
Wird der Ablauf genutzt? Bleiben weniger Aufgaben liegen? Muss weniger nachgefasst werden?
Wenn ja, lohnt sich der nächste Automatisierungsschritt.
Fragen Sie Ihr Team einmal ganz konkret:
„Welche wiederkehrende CRM-Aufgabe kostet euch regelmäßig Zeit, ohne dass ihr dabei wirklich etwas entscheiden müsst?“
Typische Antworten sind schnell gefunden: immer dieselbe Folgeaufgabe anlegen, inaktive Deals manuell prüfen oder Kollegen bei Statusänderungen informieren.
Wählen Sie zunächst eine dieser Routinen aus und prüfen Sie, ob Ihr CRM sie übernehmen kann.
So bleibt der nächste Schritt überschaubar und direkt am Arbeitsalltag Ihres Teams.
Ein Vertrieb muss nicht komplett automatisiert werden, um spürbar entlastet zu werden. Oft reicht ein klar definierter erster Schritt: eine wiederkehrende Aufgabe automatisieren, den Ablauf im Team prüfen und danach entscheiden, was als Nächstes sinnvoll ist.
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